方式、工作习惯、管理水平、领导能力,一个优秀的管理者必然是时间管理的高手。
美国管理学家彼得·德鲁克曾说:“认识你的时间这是任何人只要肯做就能做到的,它是走向贡献和有效性之路。”他还说:“领导的有效性基础,记录自己的时间,管理自己的时间,集中自己的时间。”
管理者对时间的管理,实际上涉及两个方面:一是团队的时间,二是自己的时间。那么,怎样对这两方面的时间进行有效管理呢?
要加强时间的规划管理。要做好以3年至10年为幅度的时间战略管理,要做好以年、以季度为幅度的时间目标管理,要做好以月、以周为幅度的时间任务管理,要做好以日、以时、以分为幅度的时间效率管理。
要加强时间的技术管理。同样的空间,放置东西的先后顺序不同结局就大相径庭。同样的时间,工作安排的顺序不同,结果也千差万别。对时间的技术管理,就是对所要完成的事情排列优先顺序,在有限的时间内优先处理重要而紧要的事情,重要性和紧迫性是我们合理安排时间,影响我们选择事件的主要因素。第五代时间管理专家何常明提出:“用好时间做对事。”按照事情的轻重缓急,理想的行事秩序是:今天立即做的事情:重要的而且紧迫的事;今天必须做的事情:重要的但不紧迫的事;今天应该做的事情:紧迫的但不重要的事;今天可以做的事情:不重要也不紧迫的事。
1×100与100×1的结果都是100,但实际效果却大不一样,100×1是“一个一百”,1×100是“一百个一”。一百个一“好比100元钱分给100个人,每人只有1元钱,而“一个一百”好比100元钱分给1个人,这个人可得到100元。这也好比在一个地方挖一百下,肯定会挖出水来,而在一百个地方各挖一下,肯定挖不出水来。这都说明加强时间的技术管理,集中精力做重要而紧迫事情的重要性,它是取得事业成功的关键。
要加强时间的控制管理。一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴,时间是最宝贵的财富,因此应懂得珍惜时间,善于控制自己的时间。一方面要改掉拖延的习惯。拖延时间是最大的恶习,有人将拖延时间比喻为“追赶昨天的艺术,逃避今天的法宝”。这很形象,在工作中,我们应养成雷厉风行、立说立行、当日事情当日毕的习惯,不能拖泥带水、一拖再拖,今天的事情拖到明日,明日拖到后天,明日复明日,明日何其多,今日复今日,今日何其少,千万“莫等闲,白了少年头,空悲切”。另一方面要守时。守时是最大的道德,一个不守时的人,在信用度上肯定会打折,在生活小节上肯定会不拘,在行为习惯上肯定会放荡,在自身形象上肯定会掉价,在办事效率上肯定会降低。一个管理者能够守时,不光体现自己的风范,关键是还会为员工作出表率,成功的管理者都在用他们的成功告诉我们,守时意味着美德,守时意味着才能,守时意味着财富。
要加强时间的利用管理。要合理利用每一分钟时间,雷曼说:“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间,即使只有五六分钟,如用得正,也同样可以有很大的成就。”拿破仑曾经讲过,他之所以能战胜奥地利人,是由于奥地利人不知道5分钟的价值。每一位管理者能利用好每天的1440分钟,不管自己,还是团队,都能进入超时空状态,取得让人惊羡的成效。利用时间除了安排好常规的时间之外,更重要的是利用好闲暇时间,每天挤时间学习,读书看报,了解时事,捕捉信息,熟悉理论,掌握政策,增强管理能力,提升管理水平,激发管理智慧;撰写日记,书写心得,及时记录自己的学习所得,思考所感,理清思绪,明晰思路,形成管理特色;每天还要安排锻炼身体和舒展心灵,给心灵放假的时间,有高质量的休息,才有高效率的工作,不能只把时间和精力用在工作学习上,而忽视了休息放松。
英国有个历史学家,叫斯科特·帕金森,他分析了很多大型组织“大而无当,毫无生气“后,得出了这样一个结论:“事情的增加是为了填满完成工作所剩的多余时间。”他告诉我们工作效率低,是因为我们给了这个工作太多的时间。
时间管理是一门大学问,可以说生命的艺术是时间管理的艺术,工作的艺术是时间管理的艺术,管理的艺术也是时间管理的艺术,管理者要认真揣度,亲身实践,努力找出适合自己的时间管理方法。
23﹒恐龙和蜥蜴:不可忽视危机管理
在远古的地球上,生活着种类繁多的爬行动物,其中恐龙和蜥蜴便是两个庞大的家族。
有一天,蜥蜴对恐龙说:“最近,发现天上有一颗星星正逐渐向我们逼近,星星变得越来越大,很有可能要撞到我们。”恐龙认为它是大惊小怪,淡淡地对蜥蜴说:“该来的终究会来,这不是我们考虑的,考虑了也是白费心思,你没有想过,凭我们的力量能够抵挡得住吗?”
恐龙不以为然,依然我行我素。蜥蜴却每天都在挖洞,它们在准备应对可能发生的一切。
这一天终于到了,那颗越来越