文牍主义的报告会压抑人们的创造性。’”
《财富》杂志报道了詹姆斯·里德，他经营着一家利润格外高的汽车零部件公司——标准产品公司。报道中谈到：“他驾驶着一辆小型的奥尔兹莫比尔牌汽车。他的公司接近于《财富》杂志评选的前500家美国大公司的规模、1986年财政年度销售额为4．33亿美元，可是公司总部仍旧是那所坐落在克利夫兰市仓房地区的黄褐色两层砖房。里德先生的办公室只有15×20英尺大，如果《建筑文摘》刊登他的办公室的照片，绝不会使这份杂志增色。但是里德先生说，‘在这间办公室里我能够思索得很好，并不比在一个比这大50倍的办公室里差。’”
营业额为19亿美元的零售商诺德斯特龙公司用只有一句话的政策手册指导经营：“无论何时都要靠你自己最好的判断。”
令戴明疑惑的是人人都在议论要减少文牍主义。可是真正做到减少文牍的却很少。为什么我们其余的人做不到呢？如何将我们的政策手册缩简成一句话呢？或是一下子把工程师的开支权限提高几乎10倍？或是停止发送任何备忘录？
他说，我不能把我的意愿和激情强加于你，要求你去做到这些。只是我可以告诉你：这些是可以做到的；如果我们想加快前进步伐，想把人们（包括经理和非经理人员）解放出来，发挥他们的潜能，那么这些事都必须做到；此外，我们要时刻提醒自己，这些事已经由其他人怀着极大的热情做到了。息·佩罗先生也像拿破仑一样喜欢通过个人接触从事他所有的经营业务。他说：“文牍主义的报告会压抑人们的创造性。”
（2）减少官僚主义的一份实用日程
戴明为我们提供了一个执行减少官僚主义任务的途径：
首先，作为一位经理，要具体说明什么是非官僚主义的做法。要求将任何送给你的报告篇幅减至比如说3页或3页以下。从今天起，不再以任何理由向任何人发送备忘录。要利用电话或个人接触。在今后6个月至12个月中，将你收到的报告数量减少50—80％。此外，你还可以接连不断地将所有备忘录“抄送件”不加评论地退回去。（戴明在一个公司对此做过研究。普通平凡的幽默智慧竟会成为不容怀疑的真理。经戴明分析的几百个备忘录中90％以上只不过是各种各样文过饰非、推卸责任的把戏——它们是经过精心设计的，当什么事情出了差错时就用来为备忘录的作者摆脱关系。）最后，将不该上交到你这一级别审批的决议文件不加评论地退回去，而且坚持不懈地这样做。在美国国防部内，一位高级政务官员被指派在装备及后勤秘书处工作，他到职后发现，任何基建方面的微小修改都要千里迢迢地送到华盛顿等候他的审批。他对此均不加任何评论，只是将它们都退回原主。他的下属最终明白了他的意思，此后就再也不搞这种文件旅行了。
如果你是一位下层组织的经理，那么又该如何呢？至少你可以对你的下属按照上述办法行事——这就是说，在你有权控制的范围内取消那些陈腐的规章制度，而对那些你无权控制的规章不要说三道四。但是，上级惊人的官僚主义现象却应“朝上”进行斗争。当你从你的领导那里收到一份备忘录时，马上写好签复送回他的办公室去——不要叫你手下的职员到总部去，也不要把自己关在办公室里用3天时间写一份专论似的长篇大论来回答你的上司。